Une étude de cas par la gérante de Danielle Software, Danielle Fernbach
J’ai travaillé de nombreuses années dans des moyennes entreprises, au sein d’une équipe de trois à quatre personnes dans le service RH. Nous nous occupions de tout : embauches, entretiens avec les collaborateurs, fiches de salaire, notes de frais, formation continue, en en bref : tout ce qui touche au personnel.
Il était clair pour nous que nous devions numériser notre département un jour ou l’autre. Le simple fait de traiter, envoyer, vérifier et classer l’énorme quantité de feuilles de papier pour les congés, les cas de maladie et les heures de travail spéciales est un processus long et sujet aux erreurs.
De plus, j’ai toujours travaillé dans la région frontalière (mon bureau est à Grevenmacher, même si l’entreprise est basée à Francfort). Presque toutes les entreprises de la région frontalière sont confrontées à la législation de deux, voire de trois pays. Cela rend les choses encore plus complexes.
Cependant, le problème était : Nous n’avions tout simplement pas assez de temps d’installer un logiciel ou d’expliquer ce que nous faisions aux spécialistes. Également, de la part de la direction, il y avait toujours de projets plus importants dans la production, dans l’entrepôt ou dans le domaine commercial et personne n’a pris le temps de numériser le travail RH. C’est pourquoi j’ai toujours voulu un logiciel qui puisse être utilisé directement et ensuite être adaptée, pas à pas, comme mon quotidien le permet, à notre entreprise et mettant en œuvre des fonctions supplémentaires.
N’ayant rien trouvé, nous avons programmé le logiciel nous-mêmes en nous basant sur notre grande expérience. Aujourd’hui, grâce au nouveau logiciel, un employé à temps partiel suffit pour accomplir tous les travaux pour 60 employés dans trois pays et sur quatre sites. Surtout, la paperasserie de routine peut être réduite énormément. Dans notre monde numérique, nous réservons un voyage en cinq minutes, une table du déjeuner en deux minutes et commandons des produits via Amazon en quelques secondes. Cependant, il faut plusieurs jours jusqu’à une demande de congé soit passée par tous les bureaux.
Aujourd’hui, 80 % de nos demandes de congés sont validées en une seconde. Le logiciel vérifie si toutes les règles, par ex. un remplacement disponible, sont respectées, et peut ensuite approuver automatiquement le congé – 24 heures sur 24. C’est très pratique lorsque vous planifiez vos vacances avec votre partenaire le week-end. Vous saisissez la demande de congé simplement via une plateforme de chat telle que Telegram ou Skype sur votre smartphone. Votre interlocuteur est en fait notre robot logiciel « Danielle Talk », qui vérifie la demande et vous donne immédiatement une réponse positive ou négative.
En cas de maladie, il faut simplement entrer : « Je suis malade » dans « Danielle Talk », faire une photo de la note de maladie, et l’envoyer via le chat. Notre agent conversationnel offre aux employés un libre-service complet qui fonctionne 24h/24 et 7j/7 – et cela pour moins de 3 euros par mois.